Digitale Buchhaltung – bessere Informationen und Zeitgewinn

Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran, weil damit erhebliche Vorteile verbunden sind.

Deshalb nutzen wir digitale Systeme seit Jahren für uns selbst und für Mandanten. Wir gehören damit nach Statistik der DATEV zu den führenden 4% der Intensivnutzer-Kanzleien für digitale Buchhaltungen in Deutschland. Dabei haben wir viele gute Erfahrungen gesammelt – aber auch Lösungen finden müssen. Das gilt nicht nur für das große Thema Datensicherheit, sondern ganz besonders auch für die kleinen Stolpersteine in der Praxis – die mit viel Know-How natürlich VORHER aus dem Weg geräumt werden können.

Schnellstart

Für unsere Mandanten, die die Vorteile der digitalen Buchhaltung schon kennen und schnell in den Abfragedialog zu Technik und Einrichtungswünschen einsteigen wollen.

Erhebliche Vorteile liegen im effizienteren Arbeiten – der Computer spart Ihnen viel Zeit und Geld!

Dabei unterscheiden wir zwei Servicebereiche: die BERATUNG und die VERWALTUNG.

BERATUNG findet im Einzelfall statt. Sie sollte persönlich, individuell und wertbringend sein. Hier profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung und fairen Preisen – aber Sie wollen nicht mit einem Computer „sprechen“ oder in einer Hotline landen. Deshalb ganz klar:

Die großen Vorteile der Digitalisierung liegen in der VERWALTUNG – also dort, wo wiederkehrende und teils standardisierbare Vorgänge stattfinden, vor allem im Bereich der Finanzbuchhaltung. Wir halten die bisherige Papierpraxis in vielen Fällen für überholt und bieten eine moderne, preisgerechte Alternative an. Die Kosten für die digitale Plattform (ab 9 Euro monatlich) und elektronisches Banking (je nach Bank ca. 5-10 Euro monatlich) holen Sie sofort mehrfach wieder herein – denn Sie sparen Zeit, Porto und Buchhaltungskosten … und fahren damit unmittelbar einen Gewinn ein.

Datensicherheit erreichen wir durch die enge Zusammenarbeit mit der DATEV e.G., dem Marktführer für Steuerberater und Rechtsanwaltssoftware in Deutschland.

Alle digitalen Buchhaltungs-, Lohnbuchhaltungs- und Belegarchivierungssysteme erfüllen die höchsten Ansprüche und sind damit für uns und unsere Mandanten hinreichend sicher. Dieselben Ansprüche haben wir an unser Mandantenportal gestellt – Daten liegen nicht „irgendwo“ in der Cloud, sondern geschützt durch bankübliche Sicherheitsvorkehrungen und die Firewall der DATEV auf unserem Server in den Kanzleiräumen.

Stolpersteine lassen sich durch optimierte Arbeitsabläufe umgehen.

Viele Arbeitsabläufe in Unternehmen „hängen“ an der alten Papierwelt. Mit viel Erfahrung wissen wir heute, welche Vorbereitungsschritte sinnvoll sind, damit die Umstellung glatt läuft. Dazu beraten wir Sie, bieten Ihnen praktische Hilfestellung, begleiten Sie durch die Prozessoptimierung, stellen Ihnen spezialisierte IT-Fachleute zur Seite und sind stets an Ihrer Seite – versprochen!

Unser Vorschlag für das weitere Vorgehen

Diese Website ist (gemäß nachstehenden Punkten) in drei Bereiche unterteilt – das erleichtert Ihnen den Zugang zu den Punkten, die Sie interessieren.

  1. Sie informieren sich vorab, ob auch Sie die Vorteile für sich erkennen und verschaffen sich mithilfe der Videodateien einen ersten Eindruck vom System.
    Bei Rückfragen helfen wir Ihnen jederzeit gerne weiter – sowohl telefonisch als auch im persönlichen Gespräch.
  2. Wenn auch Sie an „Unternehmen Online“ interessiert sind, nehmen wir mit verständlichen Abfragedialogen Ihre Wünsche auf und klären die technischen Voraussetzungen. Das Ganze kostet ca. 15 Minuten Zeit.
    Danach nehmen wir unaufgefordert mit Ihnen Kontakt auf, klären eventuelle Rückfragen und machen Ihnen ein persönliches Angebot.
    Eine „Bestellung“ oder ein „Vertrag“ ist damit NICHT verbunden!
  3. Nach Ihren Wünschen erfolgt die Systemeinrichtung. Dabei stellen wir Ihnen einen erfahrenen IT-Experten zur Seite und begleiten Sie jederzeit mit Rat und Tat.

Nach der Systemeinrichtung kann es „losgehen“.

1. Vorteile und weitere Informationen

Ein paar wesentliche Vorteile haben wir für Sie schon stichpunktartig zusammengestellt. Sprechen Sie uns gerne an – wir überlegen gemeinsam, ob- und in welchem Umfang eine digitale Finanzbuchhaltung für Sie von Vorteil ist.

Welche Vorteile sehen Sie?

  • Kurze Bearbeitungszeiten

    Die wichtigsten Informationen haben Sie TAGESAKTUELL im Blick. Besondere Auswertungen erhalten Sie auf Wunsch tagesaktuell, wöchentlich oder monatlich und SCHNELL mit sehr kurzen Bearbeitungszeiten. Sprich: so, als hätten Sie die Buchhaltungsfachkraft täglich „inhouse“ – nur zuverlässiger und preislich attraktiver.

  • 24/7 - Einblick jederzeit & direkter Datenzugriff

    Jeden Tag zu jeder Uhrzeit von jedem beliebigen Ort aus auf Auswertungen, Belege und Zahlungsverkehr zugreifen. Alle Auswertungen sind bis hinunter zur Einzelbuchung inklusive verknüpftem Belegbild vollkommen transparent.

  • Geld gespart ...

    Durch sinkende Aufwendungen für Archivierung, „Belegsuche“, Transportzeit und -kosten – vor allem aber auch, weil Ihnen der Computer viel Arbeit abnimmt und weil Sie frei wählen können, ob Sie bestimmte Aufgaben selbst machen oder an das Steuerbüro herausgeben (z.B. Vorkontieren).

  • Originalbelege im Haus

    Die Originalbelege bleiben stets im Unternehmen und damit im Zugriff.

  • Auswertungen aktuell im Blick

    Alle Auswertungen jederzeit im Zugriff – kein „Durchforsten“ von Ordnern oder E-Mails mehr! Die Auswertungen sind außerdem „interaktiv“: dabei können Sie sich ganz einfach vom großen Überblick bis in die Details „durchklicken“ und haben damit den perfekten Überblick über Ihren Erfolg – jederzeit und über Jahre hinweg. Alle Informationen können auch exportiert- , weiterverarbeitet- oder sogar direkt per E-Mail versendet werden.

  • Volltextsuche

    Mit der Volltext-Suche finden Sie jeden Beleg blitzschnell – auch über Jahre hinweg, z.B. im Garantiefall oder wenn Sie schnell einen Überblick zu Kunden oder Lieferanten/Dienstleistern benötigen.

  • Logische und optimale Abläufe

    Durchdachte Abläufe sparen Zeit und Geld – jeder Schritt baut aufeinander auf und Arbeiten werden nicht „doppelt gemacht“. Ein Beispiel: eine eingehende Rechnung wird gescannt und „Unternehmen Online“ eingestellt -> dort liest der Computer den Beleg und bereitet Ihnen den Überweisungsträger schon vor -> das Sekretariat prüft noch einmal gegen (z.B. Skontoabzug?) -> Mitarbeiter/Geschäftsführer (je nach individueller Berechtigung) führt die Überweisung aus -> die Informationen (z.B. Betrag, Rechnungsnummer,  Überweisungstext) werden zum Beleg gespeichert und helfen später beim Wiederfinden in der Volltextsuche -> das Steuerbüro verbucht den Beleg; da alle Informationen schon vorliegen, muss weniger „manuell“ eingetippt werden und es bleibt mehr Zeit für Controlling und gute Beratungshinweise, die Sie weiterbringen.

  • Reibungslose Zusammenarbeit

    Mandanten erhalten vollen Durchblick in der Finanzbuchhaltung. Sie können damit Beraterhinweise leichter verfolgen – das verbessert die Zusammenarbeit.

  • Zeit gespart

    Alles an einem Ort im „Unternehmen Online“ – und die komfortable Volltextsuche spart Zeit.

  • Portoersparnis / Wegzeitersparnis

    Versand (oder sogar persönliches Abgeben!) von Belegsammlungen entfällt.

  • Mehrere Personen gleichzeitig.

    Es können verschiedene Personen zeitgleich zugreifen. Beispiel: Sekretariat (lädt Belege hoch), Disponentin (bezahlt Rechnungen), Geschäftsführung (prüft Auswertungen), Sachbearbeiter (sucht einen Garantiebeleg), Steuerberater (verbucht zeitnah).

  • Zugriff von Überall

    Greifen Sie von Ihrem Laptop aus auf Unternehmen Online zu – egal, wo Sie sich aufhalten. Das gilt auch für Mitarbeiter: diese können auch im Homeoffice an der Buchhaltungs-Vorbereitung arbeiten … das macht Sie als Arbeitgeber flexibler!

  • Daten sicher archiviert.

    Die Daten sind sicher archiviert – und zwar in einer Form, die auch das Finanzamt anerkennt.

  • Integration in IT-Systeme

    Natürlich prüfen- und besprechen wir gemeinsam mit Ihnen, wie wir Ihre bestehenden IT-Systeme und bestehende Schnittstellen optimal einbinden können – damit der Wert Ihrer Arbeit stets erhalten bleibt und maximal effizient genutzt wird.

Beispiele für den täglichen Mehrwert

Eingangsrechnung

Alle Eingangsrechnungen finden Sie an einem Ort – und die Suchfunktion hilft Ihnen, auch Vorgänge wiederzufinden, die Jahre zurückliegen. Einen optimalen Ablauf können Sie sich vereinfacht vorstellen wie folgt:

  1. Sie laden die gerade erhaltene Eingangsrechnung hoch in Ihr persönliches „Unternehmen Online“.
  2. Dort liest der Computer den Beleg und bereitet Ihnen schon den Überweisungsträger vor: Überweisungsbetrag, IBAN des Empfängers, Angabe von Rechnungsnummer und weiteren Daten im Überweisungstext – alles ist schon vorbereitet und muss nur noch gegengeprüft werden. Ob Sie nun direkt auf „bezahlen“ klicken (Signal an die Bank/kein OnlineBanking mehr notwendig) oder die Zahlung auf später verschieben bzw. die erwartete spätere Lastschrift vorbereiten – Sie haben jederzeit den Überblick über die offenen Rechnungen. Sobald die passende Bankbewegung erscheint, erkennt das System automatisch den Ausgleich; damit bleibt Ihre Übersicht über offene Verbindlichkeiten stets tagesaktuell.
  3. Wenn das Steuerbüro den Beleg in der Finanzbuchhaltung verarbeitet, kommen weitere Informationen hinzu und werden beim digitalen Beleg gespeichert.
  4. Über die Volltextsuche finden Sie nun jeden Beleg blitzschnell – selbst Jahre später! Schluss mit den Zeiten, in denen Sie einen Beleg „suchen“ mussten, z.B. bei einem Garantiefall oder wenn Sie die Informationen benötigen für eine Weiterbelastung an Kunden, Untermieter etc.!
  5. Das „Papier“ können Sie nun aufheben oder sogar wegwerfen – das Finanzamt akzeptiert die rein digitale Form (zumindest in dem System, das WIR nutzen – nämlich den Branchenführer DATEV). Details besprechen wir mit Ihnen gerne individuell.

Ausgangsrechnung

  1. Sie schreiben die Ausgangsrechnung direkt im „Unternehmen Online“ oder laden Sie aus Ihrem „Rechnungsschreibungsprogramm“ hoch.
  2. Dort liest der Computer den Beleg. Wenn Sie es wünschen, bereitet der Computer Ihnen schon den SEPA-Lastschrifteinzug bei Ihrem Kunden vor. Oder Sie warten auf den Überweisungseingang durch den Kunden und vermerken den (Teil-)Zahlungseingang im kostenlos-optionalen Rechnungsausgangsbuch – damit sind Sie dann tagesaktuell über den Stand der offenen Rechnungen im Bilde. Auf Wunsch können Sie sogar Mahnläufe starten.
  3. Wenn das Steuerbüro den Beleg in der Finanzbuchhaltung verarbeitet, kommen weitere Informationen hinzu und werden beim digitalen Beleg gespeichert.
  4. Über die Volltextsuche finden Sie nun jeden Beleg blitzschnell – selbst Jahre später! Schluss mit den Zeiten, in denen Sie einen Beleg „suchen“ mussten, z.B. wenn Sie Informationen zum Kundengesamtumsatz oder dessen durchschnittlicher Zahlungsgeschwindigkeit benötigen (wichtig z.B. bei der Frage, ob Sie künftig ein Skonto anbieten wollen).
  5. Das „Papier“ können Sie nun aufheben oder sogar wegwerfen – das Finanzamt akzeptiert die rein digitale Form (zumindest in dem System, das WIR nutzen – nämlich den Branchenführer DATEV).

Bank/en

Sie haben einen tagesaktuellen Überblick über Ihre Finanzkonten, denn das Online-Banking lässt sich in Ihr „Unternehmen Online“ integrieren.

  • Bankübergreifend – Sie sehen alle Bankverbindungen auf einer Seite und können auch die Suchfunktion übergreifend einsetzen, falls Sie nicht mehr wissen, von welchem Konto bei welcher Bank Sie die gesuchte Überweisung ausgeführt haben.
  • Ein einziger „Login“ reicht aus. Wenn Sie mit dem sog. „EBICS-Verfahren“ arbeiten, sparen Sie sich sogar die TAN-Listen (wir beraten Sie gerne!).
  • Sie können direkt vom eingescannten Beleg überweisen – das System hat Ihnen den Überweisungsträger sogar schon ausgefüllt mit Betrag, Empfängerdaten und Überweisungstext – Sie müssen nur noch prüfen und freigeben.
  • Sie können Ausgangsrechnungen auch mithilfe des SEPA-Verfahrens von Ihrem Kunden einziehen.

Kasse

Die Anforderungen des Finanzamtes an eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung werden immer höher geschraubt. Es geht um Schwarzgeldbekämpfung – und Sie als „ordentlicher Unternehmer“ haben den Aufwand. Mit Ihrem „Unternehmen Online“ erfüllen Sie die Voraussetzungen und sparen außerdem Zeit: denn die von Ihnen eingescannten Belege werden vom System „gelesen“, sodass z.B. der Betrag, das Datum und der Buchungstext schon vorbelegt sind. Für Sie heißt das „weniger Aufwand“ … und zugleich wirkt sich das, was Sie an Arbeit hineinstecken, auch unmittelbar beim Steuerbüro durch Kostenersparnis aus. Sie profitieren also doppelt von der digitalen Technik.

Kreditkarte/n

Wenn Sie außerdem eine Kreditkarte nutzen, führen wir dieses System ähnlich wie eine Kasse. Ihr Vorteil: auch alle Kreditkartenzahlungen sind digital gespeichert – das lästige Kopieren von „Thermopapierbelegen“ (z.B. Tankquittungen) entfällt, weil die digitalen Belege natürlich nicht verblassen/unkenntlich werden können. Außerdem sind dann auch diese Belege vollständig archiviert und können über die Suchfunktion schnell wiedergefunden werden, z.B. bei einem Garantiefall für ein Gerät, dass Sie vor ein paar Jahren via Kreditkarte gekauft haben.

Controlling & Auswertungen

In Ihrem „Unternehmen Online“ finden Sie alle Auswertungen, die Sie brauchen

  • Betriebswirtschaftliche Auswertung
  • Summen- und Saldenlisten
  • Übersicht über offene Forderungen und Verbindlichkeiten („OPOS“)

…und können sich auch tiefergehend informieren, als es „früher“ möglich war: wie setzen sich die „Sonstigen Kosten“ zusammen? Welche Positionen wurden auf „Privat“ gebucht? Wie lange steht im Schnitt (oder im Einzelfall) meine Rechnung offen, bis der Kunde bezahlt? Wo ist das Geld hingeflossen?

Folge: Sie erhalten ein echtes Controlling-Instrument für Ihre Unternehmensführung und können Ihren Erfolg gezielt verbessern!

Weitere Belegarten / Sonstige Vorgänge?

Auch für alle anderen Vorgänge, die in Ihrem Unternehmen vorkommen, finden wir eine optimale Lösung. Natürlich hilft uns dabei die Tatsache, dass die Plattform „Unternehmen Online“ vom Marktführer DATEV stammt und deshalb so ziemlich jede betriebliche Software standardmäßig mit einer DATEV-Schnittstelle ausgestattet ist. Auch deshalb können Sie sicher sein, dass Sie mit Ihrem System immer aktuell bleiben und zukunftsfähig investieren.

Digitale Zusammenarbeit!

(Quelle: DATEV e.G.)

DATEV Unternehmen online – Belege digital austauschen!

(Quelle: DATEV e.G.)

So bucht man heute – digital!

(Quelle: DATEV e.G.)

Erster Einblick

(Quelle: DATEV e.G.)

Arbeiten mit DATEV Belege und Bank Online (Quelle: DATEV e.G.)

2. Wünsche äußern!

Gerne richten wir uns nach Ihren Wünschen. Damit dies optimal läuft, haben wir zwei Abfragedialoge gestaltet.

Dialog 1: Technik & Einrichtung

Sie sind bereits Mandant. Zu klären ist, wie Ihr „Unternehmen Online“ eingerichtet werden soll und welche technischen Voraussetzungen wir vielleicht noch schaffen müssen.

Dialog 2: Wünsche und Angebotsanforderung

Sie kennen die Kanzlei noch nicht. Zu klären ist, was Sie sich von Ihrem Steuerbüro und der digitalen Plattform „Unternehmen Online“ wünschen. Wir melden uns dann bei Ihnen und nach einem ersten Gespräch erhalten Sie ein individuelles Angebot.

3. Einrichten (lassen)

Nach Ihrer Wahl bieten wir Ihnen volle Unterstützung.

  • professionellen IT-Support bei der technischen Einrichtung
    (spart viel Zeit, weil unser DATEV-Partner das System optimal konfiguriert)
  • Schulung
    – individuelle Fernschulung
    – oder online-Webinar
    – oder Präsenzschulung
  • Hotline für Technik
  • Hotline für Bedienungsabläufe

Ihre Wünsche haben wir mit dem Abfragedialog oben aufgenommen und melden uns bei Ihnen!