Pflichtangaben bei E-Mails, Briefbögen und im Impressum

Seit dem 01.01.2007 gelten Pflichtangaben (auch) für E-Mails. Deren Nichtangabe kann zu empfindlichen Folgen führen!

Ob E-Mails im geschäftlichen Verkehr „Geschäftsbriefe“ im Sinne des HGB, GmbHG oder AktG sind, war bisher nicht abschließend geklärt.

Der Gesetzgeber hat mit dem EHUG (Gesetz über elektronische Handels­register und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister) die maßgeb­lichen Gesetze geändert und mit Wirkung zum 01.01.2007 auf E-Mails erweitert. Dem Begriff „Geschäftsbriefe“ wurde jeweils der Hinweis „gleichviel welcher Form“ angehängt (vgl. § 37a HGB, § 35 GmbHG und § 80 AktG) und damit deutlich ge­macht, dass die für geschäftliche Korrespondenz erforderlichen Pflichtangaben nun­mehr auch zwingend in die geschäftliche E-Mail-Korrespondenz aufgenommen wer­den müssen – z.B. in einer E-Mail-Signatur.

Was bedeutet das für die geschäftliche E-Mail-Korrespondenz?

Die Pflichtangeben sind je nach Gesellschaftsform gesetzlich vorgeschrieben. Die gesetzliche Regelung findet sich für / in:

  • Einzelkaufleute (§ 37 a HGB)
  • OHG (§ 125 a HGB), KG (§ 177 a HGB)
  • EWIV (§ 1 EWIV-AusfG)
  • Partnerschaftsgesellschaften (§ 7 Abs. 4 PartGG)
  • AG (§ 80 AktG) und
  • GmbH (§ 35 a GmbHG)
  • Nichtkaufmännische Gewerbetreibende (§ 15 a GewO).

Konsequenzen bei Fehlen der Angaben:

Das Registergericht kann ein Zwangsgeld von bis zu 5.000 € verhängen (§ 37a Abs. 4 HGB i.V.m. § 14 S. 2 HGB). Außerdem kann der Geschäftspartner unter Umstän­den seine Erklärung wegen Irrtums anfechten (§ 119 BGB) oder Ansprüche aus Rechtsscheinhaftung, Verschulden bei Vertragsverhandlungen (§ 311 Abs. 2 BGB i.V.m. § 280 Abs. 1 BGB) oder unerlaubter Handlung geltend machen.

Weiter besteht die Gefahr, von Wettbewerbszentralen oder Wettbewerbern abge­mahnt zu werden, ähnlich wie dies bei den Impressumspflichten nach dem TDDG bereits geschehen ist – die meist hohe Kosten trägt der Abgemahnte!

Als weitere Konsequenzen des EHUG wird erwartet, dass die Handelsregister bei Verstoß gegen die Publizitätspflichten (u.a. Vorlage der Jahresabschlüsse) nunmehr empfindliche Ordnungsgelder festsetzen.

Etwaigen Mahnungen des Handelsregisters sollte also Folge geleistet werden.

 

Übersicht über Pflichtangaben

GRUNDSATZ: bei allen Gesellschaftsformen

  • Rechtsform
  • Sitz
  • Registergericht
  • Nummer im Handelsregister
  • Finanzamt u. Steuernummer
    Besser noch: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für den innergemeinschaft­lichen Warenverkehr, kurz „USt-Id.“ Sie lässt weniger Rückschlüsse zu, bleibt auch bei einer Sitzverlegung erhalten und kann zu steuerlich günstigeren Ein­käufen innerhalb der EG verwendet werden. Zu beantragen unter: http://www.bzst.bund.de/003 menue links/005 ustidnr/515 vergabe/index.html

+ZUSÄTZLICH: rechtsformbezogene Angaben wie folgt …

…bei der GmbH

  • alle Geschäftsführer (Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname)
  • falls ein Aufsichtsrat gebildet wurde: Aufsichtsratsvorsitzender (Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname)
  • falls Angaben über das Stammkapital gemacht werden: Stammkapital und Gesamtbetrag noch ausstehender Einlagen (sofern nicht alle in Geld zu lei­stenden Einlagen eingezahlt sind)

…bei der AG und KgaA

  • Vorstandsmitglieder
  • (Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname) bzw. Kom­plementäre
  • Vorsitzender des Aufsichtsrats
  • (Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname)
  • der Vorstandsvorsitzende ist als solcher zu bezeichnen
  • falls Angaben über das Grundkapital gemacht werden: Grundkapital und Ge­samtbetrag noch ausstehender Einlagen (sofern auf die Aktien der Ausgabe­betrag nicht vollständig eingezahlt ist)

…bei der GmbH & Co. KG, OHG, KG und EWIV

  • Firmen der Gesellschafter
  • Soweit persönlich haftender Gesellschafter dieser Personengesellschaft eine Kapitalgesellschaft ist (z.B. AG oder GmbH):
    alle für diese Kapitalgesellschaft vorgeschriebenen Angaben auf Geschäfts­briefen Pflichtangaben in E-Mails (siehe oben).

 

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