Hilfe – Aufbewahrungspflichten- und Fristen / Was muss ich beachten?

I.       Warum aufbewahren?

II.      Wer muss aufbewahren?

1.  Kaufleute

2.  Steuerpflichtige u. a. Gewerbetreibende

3.  Steuerpflichtige mit hohen Überschusseinkünften

4.  Steuerpflichtige mit Rechtsbeziehungen zu Drittstaat- Gesellschaften

III.    Was muss aufbewahrt werden und wie lange?

1.  Aufbewahrungspflichten- und Fristen im Überblick

2.  Was ist was?

3.  Anlaufhemmungen und Ablaufhemmungen?

IV.     Form/ Art und Ort der Aufbewahrung

1. Form/ Art der Aufbewahrung

2. Ort der Aufbewahrung

V.      Sanktionen

VI.    Fazit

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

I. Warum aufbewahren?

Nach dem Handelsrecht sollen die Aufbewahrungspflichten- und Fristen sicherstellen, dass die Unterlagen bei einem eventuellen Zivilprozess oder bei einer Vermögensauseinandersetzung vorgelegt werden können.

Die steuerlichen Aufbewahrungspflichten- und Fristen wurden den handelsrechtlichen weitgehend angepasst. Sie dienen der Finanzverwaltung bei Außenprüfungen, da diese oft erst mehrere Jahre nach dem Besteuerungszeitraum beginnen, aber Vorjahre betreffen.

Hinweis:

Sie sollten ein besonderes Augenmerk darauf haben, welche Unterlagen Sie im Original aus Beweisgründen aufheben sollten. In Rechtstreitigkeiten können einige Ansprüche nur durch das Original bewiesen werden, wie zum Beispiel bei Vollmachten, Wertpapieren, Urkunden.

II. Wer muss aufbewahren?

1. Kaufleute

Das Handelsrecht schreibt in § 257 I HGB vor, dass jeder Kaufmann verpflichtet ist die nachfolgenden Unterlagen, wie Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und die Jahresabschlüsse, Lageberichte etc., geordnet aufzubewahren.

2. Steuerpflichtige u. a. Gewerbetreibende

Im Steuerrecht sind die Aufbewahrungspflichten- und Fristen von jedem Steuerpflichtigen zu beachten.  Das Steuerrecht verweist vielfach in andere Gesetze. So müssen nicht nur die Umsatz- und Gewinngrenzen (600.000 € / 60.000 €) im Blick behalten werden (vgl. § 141 AO), die bei Überschreitung eine Buchführungspflicht auslösen, sondern auch Gesetze und Verordnungen, die für bestimmte Berufe oder Tätigkeiten Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten vorschreiben.

3. Steuerpflichtige mit hohen Überschusseinkünften

Steuerpflichtige mit hohen Überschusseinkünften, bei denen die positiven Einkünfte mehr als 500.000 € im Kalenderjahr betragen, müssen alle Aufzeichnungen und Unterlagen über die den Überschusseinkünften zu Grunde liegenden Einnahmen und Werbungskosten für sechs Jahre aufbewahren (§ 147a AO).

4. Steuerpflichtige mit Rechtsbeziehungen zu Drittstaat- Gesellschaften

Darüber hinaus bestehen Aufbewahrungspflichten- und Fristen für Steuerpflichtige mit Rechtsbeziehungen zu Drittstaat- Gesellschaften (vgl. § 147a II AO).

Hinweis:

Übersicht:

Wer ist für Aufbewahrung und Vernichtung der Unterlagen verantwortlich?

Einzelunternehmen Kaufmann / Gewerbebetreibende
GbR jeder Gesellschafter
OHG jeder Gesellschafter
KG der/die Kommanditist(en) und zur Geschäftsführung berufene Gesellschafter
GmbH der/die Geschäftsführer
GmbH & Co KG der/die Geschäftsführer
Aktiengesellschaft der Vorstand
stille Gesellschaft der Inhaber des Handelsgeschäfts
Verein der Vorstand
Partnerschaft jeder Partner
Personen mit Überschusseinkünften der/die steuerpflichtige Person(en)

Die Finanzbehörde darf in einzelnen Fällen Erleichterungen hinsichtlich der steuerlichen Aufbewahrungspflichten bewilligen, wenn ihre Einhaltung Härten mit sich bringt und die Besteuerung durch die Erleichterung nicht beeinträchtigt wird (§ 148 AO).

III. Was muss aufbewahrt werden und wie lange?

1. Aufbewahrungspflichten- und Fristen im Überblick

a) Handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten- und Fristen nach § 257 HGB

Was? Wie lange? Beginn der Frist Form
§ 257 I Nr. 1 HGB:

Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlagerberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen

10 Jahre § 257 V HGB:

mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind oder der Buchungsbeleg entstanden ist

§ 257 III HGB:

Möglichkeit der Aufbewahrung als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern ⇒ die den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung entsprechen

Ausnahme:

Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse müssen immer in Papierform aufbewahrt werden

§ 257 I Nr. 2 HGB:

die empfangenen Handelsbriefe

6 Jahre
§ 257 I Nr. 3 HGB:

Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe

6 Jahre
§ 257 I Nr. 4 HGB:

Buchungsbelege

10 Jahre

b) Steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten- und Fristen § 147 AO

Was? Wie lange? Beginn der Frist Form
§ 147 I Nr. 1 AO:

Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen

10 Jahre § 147 IV AO:

mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, Handels- oder Geschäftsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind oder der Buchungsbeleg entstanden ist

§ 147 II AO:

Möglichkeit der Aufbewahrung als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern ⇒ die den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung entsprechen

Ausnahme:

Jahresabschlüsse,

Eröffnungsbilanzen und der Unterlagen nach § 147 I Nr. 4a AO, sofern es sich bei den letztgenannten Unterlagen um amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise handelt diese müssen immer in Papierform aufbewahrt werden

§ 147 I Nr. 2 AO:

die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe

6 Jahre
§ 147 I Nr. 3 AO:

Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe

6 Jahre
§ 147 I Nr. 4 AO:

Buchungsbelege

10 Jahre
§ 147 I Nr. 4a AO:

Unterlagen nach Art. 15 I und Art. 163 des Zollkodex der Union

10 Jahre
§ 147 I Nr. 5 AO:

sonstige Unterlagen

6 Jahre
§ 147a I AO:

Überschusseinkünfte über 500.000 €:

Aufzeichnungen und Unterlagen, die den Überschuss betreffen

6 Jahre Beginn:

ab dem Kalenderjahr, das auf das Kalenderjahr folgt, in dem die Summe der positiven Einkünfte mehr als 500.000 € beträgt

Ende:

mit Ablauf des fünften aufeinanderfolgenden Kalenderjahrs, in dem die Voraussetzungen nicht erfüllt sind

§ 147a II AO:

Rechtsbeziehung zu Drittstaat- Gesellschaften:

Aufzeichnungen und Unterlagen über diese Beziehung und alle damit verbundenen Einnahmen und Ausgaben

6 Jahre Beginn:

ab dem Zeitpunkt, in dem der Sachverhalt erstmals verwirklicht worden ist

Ende:

mit Ablauf des fünften aufeinanderfolgenden Kalenderjahrs, in dem die Voraussetzungen nicht erfüllt sind

c) Umsatzsteuerrechtliche –/Lohnsteuerliche- und Sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungspflichten- und Fristen

Was? Wie lange? Beginn der Frist Form
§ 14b I UstG:

Rechnungen

10 Jahre mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist Original der Rechnung

Möglichkeit Rechnungen auf elektronischem Wege zu archivieren (besondere Voraussetzungen an die elektronische Archivierung)

§ 41 I 9 EStG:

Lohnkonto (Lohnabrechnungen, Lohnlisten, Reisekostenab-rechnungen, steuerfreie Erstattungen

6 Jahre mit dem Kalenderjahr, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt Digitale Aufzeichnungen unter besonderen Voraussetzungen
§ 28f I SGB IV:

Entgeltunterlagen, Beitragsabrechnungen, Beitragsnachweise, Bescheinigungen für Arbeitnehmer

bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebs-prüfung folgenden Kalender-jahres (vgl. § 28p SGB IV) Elektronische Form à

Entgeltunterlagen sind ab dem 01.01.2022 in elektronischer Form zu führen (Möglichkeit: Befreiungsantrag)

d) Privatpersonen

Was? Wie lange? Beginn der Frist
Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz i. V. m. § 14b I UStG:

Rechnungen

(bei Rechnungen über handwerkliche Leistungen, die der Gewährleistungspflicht unterliegen)

2 Jahre

Empfehlung:

5 Jahre bei Bauwerken (vgl. § 634a BGB)

mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist
bei Abgabe von Steuererklärungen: alle steuerlich relevanten Belege und Kostennachweise Vorhaltepflicht ⇒ bis Festsetzungsfrist abgelaufen ist (in der Regel 4 Jahre)

2. Was ist was?

Handelsbücher Dazu gehören Grund-, Haupt-, und Nebenbücher.

Im Journal sind die Geschäftsvorfälle chronologisch aufgeführt.

Inventare Aufzeichnungen über die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden

Hinweis:

Je nach Art und angewandtem Verfahren müssen zusätzliche Unteralgen aufbewahrt werden.

Eröffnungsbilanzen Bilanzen, die zu Beginn eines Handelsgewerbes/ Gewerbes aufzustellen sind
Jahresabschlüsse bestehen aus der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung und sind für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres zu erstellen
Arbeitsanweisungen und Organisationsvorschriften (HGB) sind zum Verständnis der Bücher notwendig
Handelsbriefe Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen
Geschäftsbriefe jegliche Korrespondenz, die der Vorbereitung, der Durchführung oder der Rückgängigmachung eines Geschäftes dient

Hinweis:

Korrespondenz, die zu keinem Abschluss geführt hat, ist kein Handels-/ Geschäftsbrief

Buchungsbelege Nachweise, dass zu einem gebuchten Sachverhalt auch ein tatsächlich existierender Vorgang zugrunde liegt ⇒ dabei sind alle Sachverhalte buchungspflichtig, die eine Auswirkung auf die Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage des Unternehmens haben.
sonstige Unterlagen z. B.:

Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrbelege, Bewertungen von Eigenleistungen, Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Personalunterlagen u. v. m.

3. Anlaufhemmungen – und Ablaufhemmungen?

a) Anlaufhemmungen

Die Aufbewahrungsfristen für Verträge, z. B. Sozialversicherungsverträge oder Mietverträge, beginnen erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen, da sie bis zu diesem Zeitpunkt die Rechtsgrundlage bilden.

b) Ablaufhemmungen

Die steuerlichen Aufbewahrungsfristen laufen nach § 147 III 5 AO nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die  Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Die Festsetzungsfrist beträgt nach § 169 II 1 AO, wenn es sich nicht um eine Steuerhinterziehung o. ä. handelt

⇒ ein Jahr für Verbrauchssteuern und Verbrauchssteuervergütungen

⇒ vier Jahre für alle anderen Steuern und Steuervergütungen, die keine Einfuhr- und Ausfuhrabgaben im Sinne des Artikels 5 Nr. 20, 21 des Zollkodex der Union sind.

Soweit Steuern hinterzogen wurden, verlängert sich die Festsetzungsfrist auf 10 Jahre und bei einer Steuerverkürzung auf 5 Jahre.

Beim Beginn der Festsetzungsfristen sind die Vorschriften des § 170 AO und beim Ende die Vorschriften des § 171 AO zu beachten.

Dies bedeutet, dass z. B. nach einer begonnenen Außenprüfung nicht nur die Festsetzungsverjährung für die Festsetzungsfrist für Steuern, auf die sich die Prüfung erstreckt, gehemmt ist, sondern dass im gleichen Umfang auch die Aufbewahrungsfrist hinausgeschoben wird.

Kürzere Aufbewahrungsfristen in nichtsteuerlichen Gesetzen lassen die steuerlichen Fristen unberührt (§ 147 III 2AO).

Die verschiedenen Fallkonstellationen sind vielschichtig und können hier nicht abgebildet werden. Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.

Beispielsfall:

A ist Gewerbetreibender und ist nach HGB verpflichtet Bücher zu führen. Seine Steuererklärungen für das Jahr 2020 gibt er im Mai 2021 beim Finanzamt ab.

Die Bücher und Aufzeichnungen, sowie die Jahresabschlüsse und die Buchungsbelege sowie Rechnungen unterliegen der 10- jährigen Aufbewahrungsfrist. Diese beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, im dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, der Jahresabschluss aufgestellt und Buchungsbelege entstanden sind.

⇒ Beginn 31.12.2021

⇒ Ende 31.12.2031

Die Festsetzungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres in dem die Steuererklärung eingereicht worden ist (§ 170 II 1 Nr. 1 AO) à mit Ablauf 31.12.2021.

Die Festsetzungsfrist endet hier in diesem Fall nach vier Jahren (§169 II 1 Nr. 2 AO) ⇒ 31.12.2025

In dem hier gebildeten Fall können diese Unteralgen ab 2032 vernichtet werden, soweit die Steuerbescheide bestandskräftig und keine Verfahren mehr anhängig sind.

IV. Form / Art und Ort der Aufbewahrung

1. Form/ Art der Aufbewahrung

Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden (vgl. § 146 AO). Dabei müssen sie während der gesamten Aufbewahrungszeit lesbar bleiben.

Hinweis:

Liegen Originalunterlagen vor, die auf Thermokopierpapier erstellt wurden, so ist es notwendig, diese für steuerliche Zwecke zu fotokopieren und zusammen mit der Kopie aufzubewahren.

a) Aufbewahrung im Original

Nach § 147 II AO, § 257 III HGB sind Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen (sowie Unterlagen nach dem Zollkodex der Union) im Original aufzubewahren. Das Original muss gesichert und geordnet aufbewahrt werden. Die Unterlagen müssen in einer Art und Weise aufbewahrt werden, dass sie vor Einwirkungen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt sind. Geordnet bedeute, dass ein sachverständiger Dritter die Unterlagen in angemessener Zeit überprüfen können muss.

Hinweis:

Sollte das Original in digitaler Form vorliegen, so muss dieses digital archiviert werden.  Zudem müssen die digitalen Unterlagen maschinell ausgewertet werden können.

b) Elektronische Rechnungen als Original

Elektronische Rechnungen i. S. d. § 14 I UstG sind Rechnungen, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Der Empfänger muss der elektronischen Übermittlung zustimmen. Nach § 14 I 2 UstG müssen die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet werden.  Dies kann durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder durch einen elektronischen Datenaustausch (EDI) gewährleistet werden (vgl. § 14 III UStG).

Hinweis:

Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können.

c) Bildliche und inhaltliche Wiedergabe

Rechnungen sowie Handels- und Geschäftsbriefe sind als bildliche Wiedergabe aufzubewahren, bei den anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen genügt die inhaltliche Wiedergabe.

Die bildliche Wiedergabe erfordert die originalgetreue Übertragung des Bildes auf ein Speichermedium. Der Inhalt darf während der Aufbewahrung nicht verändert werden und die Wiedergabe muss während der Aufbewahrungsfrist möglich sein.

2. Ort der Aufbewahrung

Gemäß § 146 II 1 AO sind die Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen in Deutschland aufzubewahren. Der Steuerpflichtige hat die Möglichkeit bei der zuständigen Finanzbehörde einen Antrag zu stellen, dass elektronische Bücher und sonstige elektronischen Aufzeichnungen oder Teile davon in einem Drittstaat geführt und aufbewahrt werden können (§ 146 IIb AO), dabei müssen besondere Voraussetzungen erfüllt sein.

Der Steuerpflichtig muss der zuständigen Finanzbehörde den Standort des Datenverarbeitungssystems und bei Beauftragung eines Dritten dessen Namen und Anschrift mitteilen, er muss seinen sich aus den §§ 90, 93, 97, 140 bis 147 und 200 I, II AO ergebenden Pflichten ordnungsgemäß nachgekommen sein. Der Datenzugriff nach §§ 146b II 2, 147 VI AO und § 27b II 2 und III UStG muss in vollem Umfang möglich sein und die Besteuerung darf hierdurch nicht beeinträchtigt werden.

Das HGB schreibt keinen bestimmten Ort vor, jedoch müssen die Unterlagen in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden können (§ 239 IV HGB).

WICHTIG:

Die Finanzverwaltung hat das Recht, bei einer Außenprüfung Einsicht in die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten und gespeicherten Daten zu nehmen und das System zur Prüfung dieser Unterlagen nutzen (§ 147 VI 1 AO). Das Finanzamt kann verlangen, dass die Daten nach seinen Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihm die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden (§ 147 VI 2 AO). Nach § 147 VI 4 AO trägt die Kosten hierfür der Unternehmer.

Detaillierte Erläuterungen zum EDV- Zugriff der Finanzverwaltung enthält das BMF- Schreiben vom 18.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/1003: 001

V. Sanktionen

Verstöße gegen die Aufbewahrungspflichten stellen zugleich Verstöße gegen die Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichten dar. Stehen aufbewahrungspflichten nicht zur Verfügung, kann die Finanzbehörde wegen fehlender Beweiskraft der Buchführung die Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO schätzen.

Nach der Rechtsprechung des BFH, Urteil vom 15.02.1989 – X R 16/86, gilt die sog. Beweislastgrundregel, das heißt, dass der Steuerpflichtige grundsätzlich die Beweispflicht für die steuerentlastenden- oder mindernden Tatsachen trägt.

Verletzungen der Buchführungspflichten können folgende Sanktionen begründen:

⇒ Verfolgung von Insolvenzstraftagen nach §§ 283 ff. StGB

⇒ Verfolgung wegen Urkundenunterdrückung, sofern Buchführungsunterlagen vernichtet, beschädigt oder den Finanzbehörden im Rahmen  der Prüfung für steuerliche Zwecke vorenthalten wurden, § 274 StGB

⇒ ggf. können bei Vorliegen der jeweiligen weiteren Voraussetzungen die Verletzung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auch steuerstrafrechtliche oder ordnungswidrigkeitsrechtliche Folgen haben (§§ 370, 378, 379 AO)

⇒ bei Missachtung der umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten drohen Unternehmern Bußgelder bis zum 30.000 € (§ 26a III UStG) und bei Privatpersonen von bis zum 1.000 € (§ 26a III UStG)

VI. Fazit

Ab wann Sie welche Unterlagen vernichtet können, lässt sich nicht pauschal beantworten und muss von Fall zu Fall beurteilt werden.

Durch die Anknüpfung der Aufbewahrungsfrist an die Festsetzungsfrist können sich in der Praxis Probleme bezüglich der Terminbestimmung für die Vernichtung der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen ergeben.

Bitte beachten Sie, dass Auflistungen, ab wann welche Unterlagen vernichtet werden können, nicht ungefährlich sind, da diese Auflistungen meistens nur die Aufbewahrungsfristen berücksichtigen, nicht aber die Festsetzungsfristen der AO.

Bei Fragen beraten wir Sie gerne – kontaktieren Sie uns!