Firmenfahrzeuge sind in Deutschland sehr beliebt – zur Überlassung an Arbeitnehmer/Innen oder zur Nutzung durch die Unternehmer/Innen selbst. Grundlagen und die seit dem 01.01.2019 gültigen Regelungen zu Besteuerung von Elektrofahrzeugen (Elektroautos, Elektro-Hybrid-Autos etc.) finden Sie nachfolgend übersichtlich dargestellt.

Inhalt

  1. Gestellung eines Geschäfts-/Firmenwagens an Arbeitnehmer als Sachbezug
  2. Erste Tätigkeitsstätte
  3. Ermittlung des geldwerten Vorteils (Pauschale)
  4. Ermittlung des geldwerten Vorteils (Fahrtenbuch)
  5. Weiterführende Hinweise

Gestellung Firmenwagen als Sachbezug

Stellen Sie Ihren Arbeitnehmern für die Fahrten lediglich anlässlich einer vorübergehenden, rein beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit einen Firmenwagen zur Verfügung, ist die Gestellung nur für diese Fahrten steuerfrei. Lohnsteuer müssen Sie nicht abführen. Wichtig ist aber, dass Sie als Arbeitgeber nicht zusätzlich pauschale Kilometersätze steuerfrei erstatten dürfen.

Die Gestellung von Betriebsfahrzeugen auch zum privaten Gebrauch stellt hingegen einen steuerpflichtigen Sachbezug dar. Der steuerpflichtige geldwerte Vorteil besteht in der unentgeltlichen Nutzung des Firmenwagens für Privatfahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Er ist dem Lohnsteuerabzug sowie grundsätzlich auch der Verbeitragung in der Sozialversicherung zu unterwerfen.

Aufwendungen für ein betrieblich genutztes Fahrzeug, das an Arbeitnehmer zur Nutzung überlassen wird, stellen Betriebsausgaben beim Arbeitgeber dar.

Diese Betriebsausgaben sind auch dann anzuerkennen, wenn der betreffende Mitarbeiter, dem das Fahrzeug überlassen wird, ein Minijobber ist. Die Überlassung von Fahrzeugen im Rahmen eines Minijobs ist allerdings nach jüngster Rechtsprechung ausgesprochen heikel (auch) unter dem Aspekt des Mindestlohngesetzes. Wir raten deshalb grundsätzlich von Firmenfahrzeug-Überlassung für private Zwecke an Minijobber ab!

Methodisch werden also in einem ersten Schritt ALLE FAHRZEUGBEZOGENEN AUFWENDUNGEN als Kosten erfasst.

Anschließend wird in einem zweiten Schritt der Nutzungsvorteil (sogenannter „Sachbezug“) für den Arbeitnehmer berechnet und buchhalterisch einerseits als fiktiver Mehr-Personalaufwand, andererseits als Fiktiv-Erlös erfasst. Der Arbeitnehmer wird dadurch („nur“) mit der Lohnsteuer und mit den Sozialversicherungsabgaben auf den Sachbezug belastet, was in der Regel günstiger ist, als ein privates Auto zu unterhalten.

Der Nutzungsvorteil besteht dabei aus zwei Komponenten, nämlich der Komponente für die reine Privatnutzung (Urlaubsfahrten, Freizeitfahrten) und der Komponente für die Nutzung auf den Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (genauer: „Erste Tätigkeitsstätte“).

Für die Ermittlung der Komponenten des Sachbezuges stehen ZWEI METHODEN zur Verfügung

  1. pauschale Wertermittlung (sog. 1%-Methode bzw. 0,5%-Methode)

    -oder-

  2. Fahrtenbuchmethode

Erste Tätigkeitsstätte

Als erste Tätigkeitsstätte gilt jede ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, also in der Regel die Räume des Betriebs. Erste Tätigkeitsstätte kann aber auch eine Filiale, eine Niederlassung, ein „verbundenes Unternehmen“ oder der Ort des Kunden des Arbeitgebers sein, sofern es sich hier jeweils um ortsfeste Einrichtungen handelt.

Bitte beachten Sie: Liegt die erste Tätigkeitsstätte in einem der zuletzt genannten Orte (Filiale, Kunde), stellen die Fahrten dorthin keine Fahrten zu einer Auswärtstätigkeit dar. Bei Nutzung eines Firmenwagens sind bei Anwendung der 1 %-Regelung als Monatspauschale 0,03 % des Bruttolistenpreises oder bei tageweiser Berechnung für jeden Tag 0,002 % des Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil zu versteuern. Beachten Sie, dass jeglicher Fahrtkostenersatz des Arbeitgebers zur ersten Tätigkeitsstätte lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn darstellt. Sprechen Sie daher mit mir/uns, bevor Sie Ihre Reisekostenabrechnungen erstellen.

Für regelmäßigen Beratungsbedarf sorgt auch das sog. „weiträumige Tätigkeitsgebiet“. Sucht ein Arbeitnehmer nach entsprechenden Weisungen bzw. Vereinbarungen typischerweise arbeitstäglich dasselbe Tätigkeitsgebiet auf, gelten für die arbeitstäglichen Fahrten von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang zum Tätigkeitsgebiet die Entfernungspauschale bzw. die Regelungen bei Nutzung eines Firmenwagens entsprechend. Nur die Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebiets stellen Reisekosten dar. Nur wenn eine betrieblich veranlasste Fahrt zu einer auswärtigen Tätigkeit vorliegt, also weder zur ersten Tätigkeitsstätte noch zu einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet, können Sie die Fahrten – wie bisher – zeitlich unbegrenzt als Reisekosten behandeln. Näheres erläutere ich/erläutern wir Ihnen gerne.

Ermittlung des geldwerten Vorteils/Sachbezugs (Pauschale Methode)

Bei dieser Methode wird für jeden Monat ein Betrag in Höhe von 1 % des Bruttolistenpreises zzgl. Sonderausstattung und Umsatzsteuer als steuerpflichtiger Sachbezug angenommen. Maßgeblich ist stets der Listenpreis für Privatkunden (sog. „Bruttolisten-Neupreis“).

Tipp
Bei Gebrauchtfahrzeugen können Sie beim Fahrzeughersteller oder Markenhändler den Bruttolistenneupreis Ihres individuellen Fahrzeuges erfragen – so sparen Sie sich lange Recherchen.

Ermäßigte Listenpreise für diverse Berufsgruppen oder Großabnehmer können nicht herangezogen werden. Die Zugrundelegung des inländischen Bruttolistenpreises ist verfassungsrechtlich unbedenklich.

Liegt Ihnen für das betreffende Fahrzeug kein inländischer Bruttolistenpreis vor, muss dieser geschätzt werden. Auch Importabgaben, TÜV-Gebühren und Kosten der Umrüstung eines Fahrzeugs für den deutschen Markt müssen in diese Schätzung einbezogen werden. Sprechen Sie uns an, wenn Sie eine Schätzung vornehmen müssen.

Als Fahrer elektrisch angetriebener Dienstwagen und Hybridfahrzeuge müssen Sie seit dem 01.01.2019 und vorläufig befristet bis zum 31.12.2021 nur noch den halben Listenpreis für die Sachbezugsberechnung berücksichtigen (deshalb umgangssprachlich auch „0,5%-Regel“).

Für welche Fahrzeuge und ab welchem Zeitpunkt das genau gilt, klären wir gerne in einem persönlichen Gespräch, liefern aber (unverbindlich) schon einmal erste Informationen:

  • Bei einem extern aufladbaren Hybridelektrofahrzeug gelten die vorstehenden Vergünstigungen nur dann, wenn das Fahrzeug ab dem 01.01.2019 erworben wurde, eine Kohlendioxidemission von höchstens 50 Gramm je gefahrenen Kilometer hat oder die Reichweite unter ausschließlicher Nutzung der elektrischen Antriebsmaschine mindestens 40 Kilometer beträgt.
  • Ist dies nicht der Fall, ist der Bruttolistenneupreis (nur) pauschal um die Kosten für das Batteriesystem zu mindern.

Es empfiehlt sich dringend, vor dem Kauf/vor dem Leasing durch den Fahrzeughersteller UND durch den Steuerberater bestätigen zu lassen, dass es sich um ein gefördertes Fahrzeug handelt.

Ermittlung des geldwerten Vorteils/Sachbezugs (Fahrtenbuchmethode)

Bei dieser Methode erfolgt eine Aufteilung der tatsächlichen Kosten, die anhand der Buchhaltung des Arbeitgebers festzustellen sind, nach tatsächlicher betrieblicher und privater Nutzung.

Grundsätzlich kann zwischen den beiden Methoden (Pauschalwertmethode „1%“ oder Fahrtenbuchmethode) frei gewählt werden – allerdings nicht unterjährig, sondern immer nur für das volle Jahr 01.01.-31.12.

Ausnahme: Wird das betriebliche Fahrzeug durch den Unternehmer selbst, durch Freiberufler oder andere Selbstständige genutzt, ist die Anwendung der 1 %-Regelung an einen betrieblichen Mindestnutzungsanteil von 10% gebunden, weil anderenfalls selbst geringfügig betrieblich genutzte Fahrzeuge willkürlich dem Betrieb zugewiesen werden könnten.

Bei der privaten Nutzung des Firmenwagens durch einen angestellten Arbeitnehmer ergeben sich hingegen keine Einschränkungen hinsichtlich des Wahlrechts. Wichtig für Sie bzw. Ihre Mitarbeiter ist, dass die Bewertungsmethode bei einem Wechsel des Fahrzeugs oder kalenderjährlich gewechselt werden kann. Entscheiden Sie jedes Jahr neu. Gerne zeigen wir Ihnen, welche Methode unter welchen Voraussetzungen die steuergünstigere ist.

Übrigens: Der Arbeitnehmer ist bei seiner Einkommensteuerveranlagung nicht an die vom Arbeitgeber im Lohnsteuerabzugsverfahren angewendete Bewertungsmethode gebunden. Gerne sind wir bei der Wahl der richtigen Bewertungsmethode behilflich. Wählt der Arbeitnehmer das Fahrtenbuch, müssen die entfallenden Kfz-Kosten vom Unternehmen bescheinigt werden.

In diesem Zusammenhang weisen wir darauf hin, dass für die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs für Ihren Betriebs-Pkw sehr umfangreiche Vorgaben seitens der Finanzverwaltung bestehen. Diese müssen unbedingt beachtet werden, sofern Sie die steuerliche Anerkennung nicht gefährden wollen.

Tipp
Es kann sinnvoll sein, ein elektronisches Fahrtenbuch zu führen, das allerdings vonseiten der Finanzverwaltung anerkannt sein muss. Der Anbieter VIMCAR kann hier eine Lösung sein; dieser bietet auch Preisnachlässe, weil Sie Mandant/In einer Kanzlei sind, die Mitglied im Steuerberaterverband ist.

Zeitnahe Führung, keine abänderbaren Eintragungen

Ein mit dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel geführtes Fahrtenbuch wird nicht anerkannt. Begründung: Das Programm lässt nachträgliche Änderungen zu, die nicht nachvollzogen werden können. Fahrtenbücher sollten Sie bzw. Ihre Mitarbeiter zeitnah erstellen. Ein Fahrtenbuch, das nachträglich auf Basis loser Notizzettel erstellt wird, wird bei der nächsten Betriebsprüfung beanstandet werden.

Mindestangaben

Für dienstliche Fahrten, die in einem Fahrtenbuch aufgezeichnet werden, sind folgende Angaben erforderlich:

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit
  • Reiseziel und bei Umwegen auch Reiseroute
  • Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner

Ein Fahrtenbuch ist besonders dann unvollständig, wenn es keine Angaben zu den aufgesuchten Geschäftspartnern bzw. Kunden enthält. Besonders die Angabe der Geschäftspartner ist unbedingt erforderlich. Auch für Vielfahrer gilt hier keine Ausnahme. Machen Sie sich also die Mühe und tragen Sie sämtliche Geschäftspartner in Ihr Fahrtenbuch ein. Sie ersparen sich dadurch auf alle Fälle die für Sie und Ihre Mitarbeiter nachteilige 1 %-Regelung.

Unfallkosten

Unfallkosten zählen nicht zu den Gesamtkosten eines Betriebs-Pkw. Betragen die Unfallkosten tatsächlich oder nach Erstattung durch eine Versicherung nicht mehr als 1.000 EUR (zzgl. Umsatzsteuer) je Schaden, gilt eine Bagatellregelung. Es wird nicht beanstandet, wenn diese Kosten als Reparaturkosten in die in einen betrieblichen und privaten Nutzungsanteil aufzuteilenden Gesamtkosten einbezogen werden. Das bedeutet, dass Unfallkosten bis zu dem Bagatellbetrag nicht als zusätzlicher geldwerter Vorteil anzusetzen sind. Sind Ihnen bzw. Ihren Arbeitnehmern Unfallkosten entstanden, sprechen Sie uns an.

Weiterführende Hinweise

Abgeltungswirkung der 1 %-Regelung

Versteuern Ihre Arbeitnehmer den privaten Nutzungsanteil mit der Pauschalwertmethode, können diese Benzinkosten darüber hinaus als Werbungskosten geltend machen, sofern sie die gesamten Benzinkosten (auch die auf private Fahrten entfallenden Benzinkosten) selbst bezahlt haben. Insoweit tritt durch die 1 %-Regelung keine Abgeltungswirkung ein. Der Abzug der gesamten Benzinkosten ist hier gerechtfertigt. Denn auch die für die Privatfahrten aufgewendeten Benzinkosten sind als Werbungskosten abziehbar, weil sie zum Erwerb von Sachlohn in Gestalt der privaten Kfz-Nutzung aufgewendet werden.

Wird der Geschäftswagen bzw. Firmenwagen von Ihrem Arbeitnehmer auch im Rahmen einer anderen Einkunftsart genutzt (z. B. für selbstständige Arbeit, wenn der Arbeitnehmer nebenbei selbstständig tätig ist), muss er den geldwerten Vorteil aus der Gestellung des Fahrzeugs im Rahmen seiner nicht selbstständigen Arbeit nicht noch einmal innerhalb der anderen Einkunftsart versteuern. Hier verzichtet die Finanzverwaltung sowohl im Lohnsteuer-Abzugsverfahren als auch bei der Einkommensteuerveranlagung auf den Ansatz eines zusätzlichen geldwerten Vorteils. Ausnahmen gelten jedoch für Selbstständige.

Arbeitnehmerzuzahlungen

Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten im Zusammenhang mit der Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs können nicht nur im Zuzahlungsjahr, sondern auch in den darauf folgenden Kalenderjahren auf den zu versteuernden Nutzungswert angerechnet werden. Damit gehen über den geldwerten Vorteil im Jahr der Zuzahlung geleistete Zahlungen steuerlich nicht verloren. Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu den laufenden Kosten (Benzinkosten usw.) fließen nicht in die Gesamtkosten des Kraftfahrzeugs ein, aus denen der private Nutzungsanteil zu berechnen (und zu versteuern) ist.

Zuzahlungen der Arbeitnehmer zu den Anschaffungskosten als auch zu den laufenden Kosten müssen periodengerecht richtig erfasst und fortgeschrieben werden. Wir bieten Ihnen hierfür das notwendige Know-how im Rahmen unserer Lohnbuchführung an. Besonderheiten gibt es zu beachten, wenn der Arbeitnehmer eine Leasing-Sonderzahlung ganz oder teilweise übernimmt.

Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte

Als steuerpflichtiger geldwerter Vorteil gelten wie eingangs erwähnt auch die Nutzung des Geschäftswagens bzw. Firmenwagens für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Bei Anwendung der 1%-Regelung wird der geldwerte Vorteil durch eine Erhöhung des 1 %-Betrags um monatlich 0,03 % des Listenpreises für jeden Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ermittelt.

Als erste Tätigkeitsstätte gilt auch die regelmäßige Fahrt eines Selbstständigen nur zu einem einzigen Auftraggeber. Die Räume des einzigen Kunden eines Selbstständigen sind eine Betriebsstätte. Für diese Fahrten kommt nur die Entfernungspauschale für den Steuerabzug in Betracht. Achten Sie als Selbstständiger also unbedingt darauf, Fahrten zu mehreren Auftraggebern geltend zu machen. Denn dann können Sie die Fahrten als Reisekosten abrechnen. Die Entfernungspauschale für Arbeitnehmer und Selbstständige ist mit 15 Cent pro gefahrenen Kilometer (also 30 Cent pro Entfernungskilometer) in keinem Fall mehr kostendeckend.

Korrekturposten

Der geldwerte Vorteil für die Nutzung eines Dienstwagens für die Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte stellt einen Korrekturposten zum Werbungskostenabzug dar. Eine Versteuerung des Nutzungsvorteils kann daher nur insoweit zur Anwendung kommen, als der Arbeitnehmer den Geschäftswagen bzw. Firmenwagen auch tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nutzt. Die 1 %-Regelung kommt nur dann zum Tragen, wenn dem Arbeitnehmer tatsächlich ein Dienstwagen zur privaten Nutzung überlassen worden ist. Verwendet der Arbeitnehmer den Dienstwagen nur für berufliche Fahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb, rechtfertigt dies nicht die Anwendung der 1 %-Regelung.

Wir prüfen für Sie, ob Sie ggf. von diesen Vorteilen noch in Ihrer letzten Steuererklärung profitieren können und bereiten diese entsprechend auf. Dabei erledigen wir auch die hierfür geforderten Formalitäten (Bescheinigung über die tatsächliche Nutzung für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte).

Ausschluss der privaten Mitbenutzung

Scheidet eine private Nutzung des Firmen-Pkw durch Sie (z. B. als GmbH-Geschäftsführer) oder Ihre Mitarbeiter aus, kommt die 1 %-Regelung nicht zur Anwendung. Die Finanzämter unterstellen allerdings eine stillschweigende Erlaubnis zur privaten Nutzung eines Betriebs-Pkw schon dann, wenn der Arbeitgeber das arbeitsvertragliche Verbot nicht überwacht. Ein bloßes Verbot der Nutzung des Firmen-Pkw zu privaten Zwecken ist zwar ausreichend, sofern es nicht zum Schein ausgesprochen worden ist. Die Finanzverwaltung vertritt allerdings die Auffassung, dass ein schriftliches Nutzungsverbot allein nicht ausreicht, um den Anscheinsbeweis zu entkräften. Vom Ansatz eines geldwerten Vorteils für die Privatnutzung des Firmenfahrzeugs kann demnach nur abgesehen werden, wenn der Arbeitgeber die Einhaltung seines Verbots überwacht oder wenn wegen der besonderen Umstände des Falls die verbotene Nutzung so gut wie ausgeschlossen ist, z. B. wenn der Mitarbeiter das Fahrzeug nach seiner Arbeitszeit und am Wochenende auf dem Betriebsgelände abstellt und den Schlüssel abgibt. Im Ergebnis bedeutet das, dass Gesellschafter-Geschäftsführer bzw. Inhaber dringend zu empfehlen ist, ein Fahrtenbuch zu führen.

Wir zeigen Ihnen, welche Kontrollmaßnahmen wirklich sinnvoll sind und erklären Ihnen, wie Sie welche Kontrollmaßnahmen nachweisen.

Lohnsteuer-Pauschalierung

Abschließend möchten wir Sie noch auf die Möglichkeit hinweisen, die Lohnsteuer auf den für Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte entfallenden Sachbezug im Pauschalierungsverfahren abzugelten. Der Pauschalsteuersatz beträgt 15 %. Hinzu kommen die pauschale Kirchenlohnsteuer sowie der Solidaritätszuschlag, der 5,5 % der pauschalen Lohnsteuer beträgt. Eine Lohnsteuer-Pauschalierung bringt Ihnen nicht nur Zeitersparnis, sondern auch Vorteile für Ihre Mitarbeiter. Ein wesentlicher Vorteil liegt darin, dass keine Sozialversicherungsabzüge anfallen.

Alle Informationen und Angaben in diesem Beitrag haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.

Bitte vereinbaren Sie hierzu einen persönlichen Beratungstermin und bringen mit:

  1. Konkretes Kauf- oder Leasing- bzw. Finanzierungs-Angebot für das künftige Firmenfahrzeug
    (wenn vorhanden)
  2. Grobe Einschätzung der Jahreskilometerleistung
    – gesamt
    – Betriebsfahren
    – Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte
    – Privatfahrten
  3. Circa 30 Minuten Ihrer kostbaren Zeit – damit Sie mit ganz konkreter Lösung aus dem Gespräch herausgehen!