Aufbewahrungspflicht/en beachten!

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Unternehmer sind verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Dabei werden Fristen von sechs und zehn Jahren unterscheiden.

Die Handelskammer Hamburg hat hierzu einen guten Überblick erstellt (ABC der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in Steuerrecht und Handelsrecht), die allerdings eine individuelle Beratung durch uns nicht ersetzen kann – sprechen Sie uns gerne an!

Entsorgung – was konkret?

Nach dem Jahreswechsel können im Jahr 2015 Unterlagen für die Jahre bis 2008 bzw. bis 2004 entsorgt werden. Eine haben Detail-Übersicht zu Aufbewahrungspflichten wir für Sie zusammengestellt.

Wenn Sie es sich „einfach“ machen möchten, entsorgen Sie einheitlich nur nach der 10-Jahres-Frist (beachten Sie dabei aber bitte den untenstehenden Warnhinweis „Achtung“!).

TIP

Archivieren Sie künftig Unterlagen

  • getrennt nach den Aufbewahrungsfristen „6 Jahre“ und „10 Jahre“
  • und vermerken Sie auf dem Ordnerdeckel direkt das Entsorgungsdatum („entsorgen frühestens im Jahr ….“)

ACHTUNG

In Einzelfällen kann es sinnvoll sein, die Aufbewahrung auch über den frühesten Stichtag hinaus auszudehnen. Denkbare Fälle sind z.B. …

  • bei einer bereits begonnenen Außenprüfung durch das Finanzamt,
  • bei einer bereits abgeschlossenen Außenprüfung, gegen die Sie jedoch Einspruch einlegen möchten,
  • bei Ermittlungen gegen Sie unter strafrechtlichen Aspekten (Steuerstrafdelikte),
  • bei eigenen Steueranträgen.

Im Extremfall müssen Sie wegen besonderer Verjährungsfristen Unterlagen aus Jahren mit vorläufigen Steuerbescheiden 14 (!) Jahre lang aufbewahren. Ein vorläufiger Bescheid für eine Steuererklärung aus dem Jahr 2004 kann unter Umständen erst im Jahr 2018 Endgültigkeit erlangen. Wenn Sie nun dazugehörige Unterlagen fristgerecht nach zehn Jahren zum 1. Januar 2015 vernichten, fehlen Ihnen diese Beweise, falls das Finanzamt im Nachhinein noch etwas ändert.

Fehlen Ihnen die Unterlagen, geht dies also in der Regel zu Ihren Lasten.

Ansprechpartner/in

Gerne beraten wir Sie zu Archivierung und Entsorgung – sprechen Sie uns an.